Privacybeleid Scouting Moordrecht
Scouting Moordrecht verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van
persoonsgegevens door Scouting Moordrecht via ledenadministratiesysteem Scouts Online van
Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via inschrijfformulieren die door de penningmeester in Scouts
Online worden verwerkt. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op
de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel
inzicht in deze gegevens.
Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Moordrecht hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een
klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die
langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de
(bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk
hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van
een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit formulier dient te worden ingevuld en
ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in
een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het
leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na
afloop van de activiteit vernietigd. Relevante gezondheidsinformatie opkomsten In sommige situaties
is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische
informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of
medicijngebruik.
Scouting Moordrecht mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst
ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze
informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid
van de ouder/verzorger. Registratie activiteiten Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt
gebruikgemaakt van een registratieformulier verstrekt door de speltak leiding van Scouting
Moordrecht. De gegevens worden in zorgvuldig in een map bewaard.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze
machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en
machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts
Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
De penningmeester van Scouting Moordrecht heeft inzicht in de financiële gegevens. Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en
telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de
jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de
betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na
afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting Moordrecht maakt gebruik van een e-mail binnen speltakken waarin relevante
lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden/ouders/verzorgers ontvangen deze nieuwsbrief
op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.
Beeldmateriaal
Scouting Moordrecht maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie
van Scouting Moordrecht en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet
toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid.
Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Moordrecht is terug te vinden via www.scoutingmoordrecht.nl en op
te vragen via het secretariaat op bestuur@scoutingmoordrecht.nl.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken
verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek
heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over
wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens
(SAR) Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR)
reageert Scouting Moordrecht binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan
te worden via het secretariaat (bestuur@scoutingmoordrecht.nl). Conform het privacybeleid van
Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting
Nederland in behandeling genomen.